Tugas Sistem Informasi Kepustakaan

Ini salah satu tugas di semester 2, dari mata kuliah Konsep Sistem Informasi. Just share aja. Semoga bisa bermanfaat.

SISTEM INFORMASI KEPUSTAKAAN

STMIK BANI SALEH

KONSEP SISTEM INFORMASI

Dosen:

H. PURYANTO, Ir. MM

Oleh:

Andini Nur Hidayah

43A87006130141

Muhammad Imam Mahdi

-

Muhammad Zulvan

-

Rezi Trihatmaka

-

M

-

Kelas:

S1/TI/2.C/PAGI

TEKNIK INFORMATIKA

STMIK BANI SALEH BEKASI

2013/2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan tugas Konsep Sistem Informasi ini dengan pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki. Terimakasih kepada Bapak H. Puryanto, Ir. MM selaku Dosen mata kuliah Konsep Sistem Informasi yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

            Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai Konsep Informasi Kepustakaan yang terdapat di STMIK Bani Saleh.

Tiada gading yang tak retak. Kami menyadari sepenuhnya bahwa di dalam tugas ini terdapat banyak kekurangan dan jauh dari apa yang kami harapkan. Untuk itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan yang membangun demi perbaikan di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.

     

Bekasi, 07 Maret 2014


Penyusun

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ....................................................................................................... 1

Daftar Isi .................................................................................................................2

Bab I Pendahuluan ................................................................................................. 3

1.1  Latar Belakang ................................................................................................. 3

1.2  Rumusan Masalah ............................................................................................ 3

1.3  Tujuan Penulisan .............................................................................................. 3

Bab II Pembahasan ................................................................................................. 5

2.1 Pekerjaan yang dapat ditangani oleh Sistem Informasi Kepustakaan.............................................................................................................5

2.2 Bagaimana sub sistem informasi kepustakaan memproses transaksi kepustakaan?..........................................................................................................10

2.3 Sistem Informasi Kepustakaan dapat dibagi menjadi beberapa sub sistem......................................................................................................................11

2.4 Pekerjaan yang dapat di otomatisasi .............................................................. 12

2.5

Bab III Penutup .................................................................................................... 14

3.1 Kesimpulan .................................................................................................... 14

Daftar  Pustaka .....................................................................................................15

BAB I

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian sampai perencanaan jangka panjang.

      Sebelum komputer ada, sistem informasi sudah menjadi kebutuhan organisasi. Ini berarti sistem informasi tidak selamanya berbasis komputer. Namun dengan berkembangnya fungsinkomputer, sistem informasi saat ini umumnya didukung penuh oleh komputer. Dengan demikian istilah sistem informasi lebih sering berarti sistem informasi berbasis komputer

      Salah satu sistem informasi adalah Sistem Informasi Kepustakaan. Disini kami menjelaskan bagaimana Sistem Kepustakaan yang ada di STMIK Bani Saleh. Apakah masih menggunakan manual atau automatisasi komputer.

1.2. Rumusan Masalah

 Adapun rumusan masalah dari penulisan makalah ini adalah:

1.      Apa pekerjaan yang dapat ditangani oleh Sistem Kepustakaan?

2.      Bagaimana sub sistem kepustakaan memproses transaksi kepustakaan?

3.      Sistem Informasi Kepustakaan dapat dibagi menjadi berapa Sub sistem?

4.      Apa saja pekerjaan Sistem Informasi kepustakaan yang dapat diotomatisasi?

1.3. Tujuan Penulisan

 Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1.      Agar Penulis dan Pembaca dapat mengetahui tentang Sistem Kepustakaan STMIK Bani Saleh, tugas serta peranannya.

2.      Agar Penulis dan Pembaca dapat mengetahui bagaimana memproses transaksi kepustakaan..

3.      Agar Penulis dan Pembaca dapat mengetahui pekerjaan Sistem Informasi Kepustakaan apa saja yang dapat diotomatisasi.

BAB II

Pembahasan

2.1 PEKERJAAN YANG DAPAT DITANGANI OLEH SISTEM INFORMASI KEPUSTAKAAN

2.1.1        TUGAS POKOK

A.    TUGAS UTAMA RUTIN

     Pelaksanaan penyediaan dan pengelolaan bahan pustaka.

a.       Pemilihan bahan pustaka (usulan dosen  mahasiswa, staff, buku dan banyak peminat, rujukan dari silabus mata kuliah perjurusan, dll.),

b.      Pengelompokan bahan pustaka (teks, referensi, jurnal, majalah, dll.),

c.       Bidang ilmu (Komputer, Manajemen, Teknik Komputer, Akuntansi, Teknik Informatika, Ekonomi, Agama, dll.),

d.      Mengetik buku – buku yang sudah diseleksi,

e.       Pelaksanaannya dengan cara membeli, meminta sumbangan, dll.,

f.       Klasifikasi (pengelompokn bahan pustaka : teks, penerbitan berkala bidang ilmu pengetahuan),

g.      Katalogisasi (membuat kartu- kartu katalog untuk setiap buku),

h.      Memberikan identitas / ciri pada buku :

-       Memberikan cap stempel inventaris,

-       Memberikan cap stempel milik perpustakaan,

-       Memasukan / menginventaris data buku ke buku besar / entri ke komputer.

i.        Pelabelan buku :

-       Ketik label dan tempelkan,

-       Ketik kartu buku dan letakkan ke dalam kantong kartu buku,

-       Ketik kantong kartu buku dan tempelkan,

-       Menyampul buku.

j.        Meletakkan buku tersebut sesuai dengan nomor klasifikasinya dan siap disirkulasikan.

Pengolahan automasi komputer :

a.       Entri data buku (referensi),

b.      Entri data Tugas Akhir (MI, KA, TK),

c.       Entri data Skripsi (TI dan SI),

d.      Entri data Jurnal,

e.       Entri data CD,

f.       Entri data Disk,

g.      Entri nama Mahasiswa,

h.      Entri nama Dosen,

i.        Entri nama Staff.

Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka :

a.       Menyediakan buku tamu untuk mahasiswa, dosen, staff dan merekapnya,

b.      Melakukan pendaftaran peminat yang akan menjadi anggota perpustakaan,

c.       Memproses kartu – kartu keanggotaan perpustakaan, misalnya:

-       Membuat kartu anggota bagi peminat yang telah mendaftarkan,

-       Membuat kartu arsipnya,

-       Membuat blanko kartu bon peminjamannya,

-       Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu – kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan tersebut.

d.      Melayani peminjaman koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar atau boleh dibawa pulang oleh anggota perpustakaan, terutama koleksi textbook (buku – buku teks),

e.       Menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut,

f.       Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamannya, dengan cara ditagih langsung ataupun dengan surat tagihan,

g.      Menarik denda terhadap para anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjamannya, sesuai dengan peraturan yang berlaku,

h.      Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukkan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkan kepada pejabat / petugas yang berwenang ataupun pinpinan perpustakaan,

i.        Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjam Pustaka (SBPP)” kepada para anggota perpustakaan / mahasiswa yang memerlukan untuk keperluan wisuda / kelulusan / mengmbil ijazah dan lain –lain.

Melakukan pelayanan referensi

a.       Melayani para anggota perpustakaan yang emerlukan koleksi pustaka acuan / referensi.

b.      Melayani permintaan peneluasuran informasi yang diajakuan oleh para anggota perepustakaan,

c.       Melakukan penyimpanan dan pengaturan kembali (Rheshelving) koleksi pustaka acuan yang telah dibaca oleh para anggota perpustakaan,

d.      Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan kegiatan ang telah dilaksanakan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan referensi.

Memelihara bahan pustaka

a.       Melaukan perbaikan setiap koleksi buku / pustaka yang memerlukan perbaikan, misalnya : call number lepas, kantong artu buku lepas, punggung buku rusak, dan lain – lain,

b.      Melakkan kegiatan pengawetan buku / pustaka seperti menjilid majalah, tabloid, dan lain – lain,

c.       Memberikan kapur barus untuk menghindari rayap pada buku.

2.1.2        TUGAS UTAMA PERIODIK / PRESIDENTIL

1.      Mempersiapkan dan menyajikan dta – data yang diminta oleh bagian / unit kerja lain sehubungan dengan kegiatan akademik,

2.      Mengumpulkan alat – alat informasi yang dapat digunakan untuk pemilihan buku,

3.      Mempertanggung jawabkan pengeluaran uang yang telah digunakan,

4.      Membuat laporan tertulis tentang kegiatan pengadaan bahan  / koleksi buku,

5.      Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan, langsung tertulis di perpustakaan dan mading kampus,

6.      Melakukan penagihan kepara para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan buku pinjamannya, padhal sudah habis batas waktu peminjamannya, dengan cara ditagih langsung, atau lewat surat tagihan,

7.      Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan – kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melakukan pelayanan sirkulasi,

8.      Memuat laporan tertulis secra berkala tentang kegiatan – kegiatan yang telah dilaksanakan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan referensi,

9.      Melakukan urusan tata usaha perpustakaan,

10.  Melakukan kegiatan melaksanakan pekerjaan yang bersangkutan dengan pelayanan permintaan / penyediaan:

-       Barang – barang habis pakai (lem, kertas, cetak kartu (ATK), dll),

-       Barang – barang tahan lama (lemari, rak, meja, kursi, komputer, dll.).

11.  Urusan surat menyurat tentang pemesanan pembelian bahan koleksi, hubungan antar perpustakaan ataupun instansi lain, penagihan keterlambatan pengembalian pustaka, dll.

a.       Urusan pembuatan blanko surat, bentuk / pola surat dan penentuan tata pengetikannya, dll,

b.      Urusan penyimpanan dan penyusunan arsip – arsip surat perpustakaan,

c.       Urusan penyusutan, penyingkiran, dan pemusnahan arsip – arsip perpustakaan.

12.  Pelayanan umum

a.       Urusan pemberian informasi mengenai perpustakaan kepada pihak – pihak yang memerlukan (hal untuk barang atau yang sejenisnya),

b.      Urusan penerimaaan tamu ataupun peminjaman perpustakaan,

c.       Urusan rapat intern perpustakaaan,

d.      Urusan rapat dengan pihak perpustakaan lain,

e.       Urusan kebersihan lain dan halaman perpustakaan.

13.  Pembuatan laporan tertulis secara menyeluruh mengenai perpustakaan :

a.       Mengumpulkan data mengenai kegiatan apapun yang dilakukan di dalam perpustakaan kemudian mengolah dan menyajikannya dalam bentuk statistik,

b.      Mengumpulkan bahan – bahan laporan dari berbagai kegiatan : pengadaan bahan koleksi pengolahan bahan koleksi, pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan administrasi maupun dari data statistik perpustakaan untuk digunakan sebagai bahan menyusun laporan,

c.       Membuat kerangka laporan secara sistematis,

d.      Mengetik / mencetak laporan,

e.       Mewujudkan laporan dalam bentuk bndelan ataupun buku laporan,

f.       Mengesahkan laporan tersebut dan menyampaikan kepada pimpinan.

2.1.3        TUGAS SAMPINGAN

Membuat kliping surat kabar :

·         Pemilihan subyek (Manajemen, Administrasi, komputer, Agama, dll.),

·         Finishing untuk pembuatan bndel kliping sesuai dengan subyek,

·         Membantu persiapan UTS dan UAS,

·         Membantu persiapan dan pelaksanaan wisuda,

·         Membantu dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru,

·         Lain – lain yang berkaitan dengan tugas rutin dan tidak rutin.

2.2  BAGAIMANA SUB SISTEM INFORMASI KEPUSTAKAAN MEMPROSES TRANSAKSI KEPUSTAKAAN?

Di dalam perpustakaan terdapat 3 transaksi, diantaranya :

1.      Pendaftaran diri untuk menjadi anggota perpustakaan

·      Calon anggota yang ingin mendaftarkan dirinya diwajibkan mengisi formulir yang berisi data diri calon anggota,

·      Membawa pas foto ukuran 2 x 3 dan fotocopy KTP sebanyak 2 buah,

·      Membayarkan biaya administrasi sebesar Rp. 2000,-

·      Kemudian data diri calon anggota akan diinput oleh petugas perpustakaan ke dalam komputer untuk kemudian kartu perpustakaan akan dicetak,

·      Calon anggota perpustakaan menerima kartu anggota dan kartu peminjaman buku dan resmi menjadi anggota perpustakaan.

2.      Peminjaman buku

-       Peminjam mencari buku yang ingin dipinjam,

-       Melaporkan buku apa yang ingin dipinjam kepada petugas perpustakaan dengan membawa kartu anggota perpustakaan dan kartu peminjaman,

-       Petugas perpustakaan akan mencatat identitas buku yang akan dipinjam di kartu peminjaman milik anggota dan di buku yang akan dipinjam kemudian diinput ke dalam komputer,

-       Peminjam bisa membawa pulang buku yang dipinjam dengan meninggalkan kartu peminjaman buku pada petugas perpustakaan sebagai jaminan,

-       Peminjaman berlaku selama 1 minggu, dan jika telat akan terkena sanksi.

3.      Pengembalian buku

·      Pengembalian buku dengan membawa kelengkapan buku dan kartu anggota kepada petugas,

·      Petugas akan mencatat dan kartu peminjaman akan dikembalikan kepada peminjam buku.

2.3.   SISTEM INFORMASI KEPUSTAKAAN DAPAT DIBAGI     

   MENJADI BEBERAPA SUB SISTEM

1.      Pengolahan Manual

2.      Pengolahan automasi kompute

3.      Keanggotaan

4.      Sirkulasi peminjaman dan pngembalian

5.      Laporan kepustakaan

 

                                                                                                          

                                                                                             

1.      Kepala Bagian Perpustakaan di STMIK Bani Saleh adalah, Bapak Ishak H.  Tugas – tugas dari seorang kepala bagian sudah terinci dalam BAB sebelumnya.

2.      Kepala Seksi Perpustakaan adalah, Ibu Elis. Tugas – tugas dari seorang kepala seksi sudah terinci dalam BAB sebelumnya.

3.      Terdapat 2 staff bagian, yaitu :

a.       Staff Pengolahan Buku oleh, Ibu Rodiah.

b.      Staff Automasi (bagian ini masih kosong, belum ada yang mengisi).

4.      Sirkulasi, tugasnya melayani peminjaman dan pengembalian buku dan CD.

2.4   PEKERJAAN SISTEM INFORMASI KEPUSTAKAAN STMIK BANI SALEH YANG DAPAT DIOTOMATISASI

1.      Entri data buku (referensi),

2.      Entri data Tugas Akhir (MI, KA, TK),

3.      Entri data Skripsi (TI dan SI),

4.      Entri data Jurnal,

5.      Entri data CD,

6.      Entri data Disk,

7.      Entri nama Mahasiswa yang menjadi anggta perpustakaan,

8.      Entri nama Dosen,

9.      Entri nama Staff.

10.  Entri nama peminjam buku,

11.  Membuat laporan kepustakaan.

BAB III

Penutup

3.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Kepustakaan STMIK Bani Saleh sebagian besar sudah menggunakan otomatisasi komputer. Diantaranya dalam hal  entri buku dan entri peminjaman serta pengembalian buku.

DAFTAR PUSTAKA

http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/KonsepSI.pdf